Behandling av personvernopplysninger

Informasjon til deg som er kunde eller kursdeltager hos oss

1 Innledning -oversikt

Redningsselskapet respekterer og ivaretar personvernet til våre kunder. I dette skrivet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler personopplysninger om våre kunder. Videre utgjør dette dokumentet bindende retningslinjer for alle som behandler personopplysninger på vegne av Redningsselskapet, slik at all behandling av personopplysninger om våre kunder eller kursdeltakere må skje i samsvar med disse bestemmelsene.

Med «kunder» menes i denne sammenhengen alle som har kjøpt produkter i vår nettbutikk, deltatt på våre kurs eller benyttet våre undervisningstilbud, eller på annen måte kjøpt eller vist interessefor våre produkter eller tjenester (f.eks. ved å henvende seg til oss med spørsmål om våre produkter). Med «kunder» menes også enkeltpersoner som er ansatt hos eller på annen måteopptrer på vegne av selskaper og organisasjoner som er kunderhos oss.

Vår behandling av personopplysningen om våre medlemmer som sådan, og om båteiere som er registrert i Småbåtregisteret som sådan, omtales ikke her. Dette er beskrevet i egne dokumenter. Se våre nettsider for nærmere informasjon om dette.

2 Hvem er vi? Kontaktinformasjon

«Behandlingsansvarlig» for behandlingen av personopplysningene om våre kunder er:

Redningsselskapet

Postboks 103, 1325 Lysaker, organisasjonsnummer 954 360709.

Dersom du har gått på kurs hos Redningsselskapets datterselskap RS Sjøredningsskolen AS, vil «behandlingsansvarlig» for behandlingen av personopplysningene om deg i den forbindelse være:

RS Sjøredningsskolen AS

Langgrunnveien 34, 3186 Horten, organisasjonsnummer 995654296.

Om du har spørsmål eller ønsker forbundet med vår behandling av personopplysninger, kan kontakte oss på: personvern@rs.no.

3 Hva slags personopplysninger har vi om deg?

I sin alminnelighet vil vi bare behandle slik personopplysninger om våre kunder som er nødvendig for å administrere kundeforholdet og andre formål som nevnt under punkt 4 nedenfor.

Konkret kan dette innebære at vi behandler opplysninger om deg som f.eks.: Navn, adresse, telefonnummer og annen kontaktinfo, fødselsdato, personnummer, stilling og rolle, arbeidsgiver, kredittkortnummer og andre kortnummer, kontonummer ved eventuelleutbetalinger, historikk i kundeforholdet (hva som er kjøpt når og hvor, mm.),handlemønster og preferanser,henvendelser du har gjort til oss og annen kontakt og kommunikasjon mellom deg og våre representanter,innlogging og aktivitet på nettsidene våre, reklamasjoner og tvister, betalingshistorikk, kredittsjekk, medlemskap i eventuellerabattordninger, klubber eller foreninger mm.som gir rabatter eller bonus, og bruk av evt. finansieringsløsninger, samt kursdeltakelse og utstedelse av kursbevis og sertifikater.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive (særlige kategorier) personopplysninger om våre kunder.

Kilden til opplysningene vi har om våre kunder vil normalt være kunden selv, ved at du som kunde selv gir oss opplysninger ved registrering på nettet eller ved personlig kontakt, enten når kundeforholdet etableres eller senere. Kilden til opplysninger om kundene kan også være slike data som genereres gjennom din aktivitet i forbindelse med kundeforholdet, herunder f.eks. når du kjøper noe eller kommuniserer med oss. I visse tilfeller kan vi suppleres disse opplysninger med informasjon fra eksterne kilder, f.eks.i forbindelse med kredittsjekker, innhenting av supplerende informasjon fra internett, e.l. Vi kan også innhente lister over potensielle kunder og informasjon om disse fra aktører i markedet som tilbyr dette.

4 Formålet med behandlingen –hva opplysningene brukes til

Personopplysningene om våre kunder vil primært bli benyttet til å administrere og forvalte kundeforholdet, herunder for å kommunisere med og følge opp kundene, gjennomføre leveranserog på annen måte oppfylle avtaler med kunden, fakturere kundehåndtere reklamasjoner og tvister, samtundersøke kundetilfredshet.

Opplysninger om utstedte kursbevis/sertifikater vil bevares i et arkiv som dokumentasjon for slike kvalifikasjoner og innrapporteres til Sjøfartsdirektoratet og til kurskoordinatorer. Informasjon om kundens bruk av våre produkter kan også benyttes i vårt arbeid med produktforbedring og tjenesteforbedring/service og til statistikker forbundet med dette. Vi kan også bruke personopplysningene til å sende ut informasjon om tilbud og markedsføringsmateriale, samt til å vurdere når det vil være hensiktsmessig og sende ut hvilken type materiale til den enkelte kunde. Personopplysningene kan dersom du har samtykket til dette også kobles opp mot opplysninger vi har om kundene i andre sammenhenger, herunder opplysninger forbundet med medlemskap mm.

5 Rettslig grunnlag

Behandlingen vil ha rettslig grunnlag i personvernforordningens art. 6 nr. 1b) der den er nødvendig for å oppfylle vår avtale med kunden, eller for å gjennomføre tiltak på kundens anmodning før avtale inngås.

Behandlingen vil også ha rettslig grunnlag i personvernforordningens art. 6 nr. 1 f) (interesseavveining). Den interessen som forfølges av Redningsselskapet i så måte erden som er angitt under punkt 4 om formålet ovenfor.

Vi vil i noen tilfeller kunne innhente samtykke fra våre kunder til behandlingen av personopplysninger, og vil i så fall ha grunnlag for behandlingen i personvernforordningens art.6 nr. 1a).

6 Hvem får tilgang til opplysningene?

Redningsselskapet vil begrense tilgangen til personopplysningene om sine kunder til de personer i organisasjonen som har «tjenstlig» behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 4 ovenfor. Redningsselskapet kan også dele disse opplysningene med sine underleverandører og andre samarbeidspartnere, og ved særskilt behov også våre rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre.

I den grad det foreligger rettslig grunnlag for dette, vil opplysningene i rimelig utstrekning også kunne deles med andre kommersielle aktører som ønsker å kontakte kundene våre for å sende informasjon om produkter og tilbud som antas å være av interesse for våre kunder.

7 Bruk av databehandlere og overføring til utlandet

Redningsselskapet vil ikke overføre personopplysninger om sine kunder tilland utenfor EU/EØS. Redningsselskapet vil imidlertid kunne benytte leverandører (databehandlere) som er lokalisert i land utenfor EU/EØS som bistår oss med behandlingen av personopplysningene om våre kunder. Dette kan f.eks. skyldes at IT-driften eller back-up kopieringen av våre data er utkontrahert (outsourcet) til en ekstern leverandør i land utenfor EU/EØS. Enhver bruk av databehandlere vil skje i samsvar med gjeldende lovkrav og våre retningslinjer. En oversikt over vår bruk av databehandlere til enhver tid vil gis på forespørsel.

8 Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene

Personopplysninger om våre kunder skal kun oppbevares så lenge det er behov for dette ut fra formålet med behandlingen, og skal deretter slettes.

Vi kan bevarealminneligekundeopplysninger i inntil 6år etter siste avsluttede leveranse til kunden. Denne oppbevaringen er begrunnet med mulige reklamasjoner og andre etterspill forbundet med kundeforholdet, samt behovet for å ha tilgang til historikk rundt kontakter og leveranser ved forespørsel fra kunden.Dersom kundeforholdet generer personopplysninger vi er pliktige til å lagre etter bokføringsloven eller andre lover, vil vi kunne bevare dem så lenge plikten består. Informasjon om kursbevis og sertifikater oppbevares uten tidsbegrensning.

9 Henvendelser og markedsføring

Redningsselskapet vil kunne sende forskjellige typer henvendelser til kunden så lenge kundeforholdet består, herunder også markedsføringshenvendelser.Det vil ved enhver markedsføringshenvendelse per e-post eller SMS bli gitt anledning til å reservere seg mot ytterligere slike henvendelser. Vi kan også sende innehavere av sertifikater og kursbevis påminnelser om at sertifikatet/kursbevisets gyldighet er i ferd med å løpe ut.

10 Bruk av cookies

Vi benytter cookies (informasjonskapsler) på våre nettsider. Informasjon om dette er gitt i et eget dokument som er lagt ut på vår nettside.

11 Dine rettigheter

Som kunde vil du ha visse rettigheter etter loven til blant annet å kunne kreve innsyn i hvilke opplysninger Redningsselskapet har behandler om deg, og til på visse vilkår å kunne kreve bl.a. sletting eller korrigering av disse opplysninger. Du kan også protestere mot behandlingen eller kreve begrensninger i denne, samt kreve overføring av personopplysningene om deg til andre (dataportabilitet).Vi vil overholde våre forpliktelser i så måte, og kunder som vil gjøre gjeldende slike rettigheter kan kontakte oss som angitt i punkt 2 ovenfor. Dersom du er uenig i hvordan vi behandler personopplysninger om deg, kan du også klage oss inn til Datatilsynet.

Versjon 1.0 – Juni 2018